Tachographendaten auslesen: Verantwortlichkeiten, Fristen und interner Prozess

In Deutschland müssen Unternehmen die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage und die Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung in den Betrieb kopieren. Von allen kopierten Daten sind unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger zu erstellen.

Das Auslesen ist damit kein gelegentlicher IT-Vorgang. Es ist ein wiederkehrender Compliance-Prozess mit Fristen, Verantwortlichkeiten, Vollständigkeitskontrolle, Zugriffsschutz und Eskalation bei Fehlern.

Welche Daten werden ausgelesen?

Fahrerkartendaten

Die Fahrerkarte enthält personenbezogene Fahreraktivitäten. Dazu gehören Lenk-, Ruhe-, Bereitschafts- und sonstige Arbeitszeiten sowie weitere gesetzlich vorgesehene Informationen. Der Fahrer muss dem Unternehmen die Karte für den fristgerechten Download zur Verfügung stellen.

Massenspeicher der Fahrzeugeinheit

Der Massenspeicher enthält Fahrzeug- und Ereignisdaten des Tachographen. Für den Zugriff benötigt das Unternehmen in der Regel eine korrekt eingesetzte beziehungsweise zugeordnete Unternehmenskarte und ein geeignetes Downloadverfahren.

Beide Datenquellen gehören in denselben Prozess. Nur Fahrzeugdaten oder nur Fahrerkartendaten zu sichern, reicht nicht aus.

Die gesetzlichen Downloadfristen

Datenquelle	Spätester Download in den Betrieb	Praktische Empfehlung
Fahrerkarte	28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses	kürzeres internes Intervall mit Puffer einrichten
Massenspeicher des Tachographen	90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses	deutlich vor Fristende automatisieren oder terminieren

Die gesetzlichen Fristen sind Maximalfristen. Urlaub, Krankheit, Fahrzeugausfall, defekte Karten oder fehlende Mobilfunkverbindung können einen Download verzögern. Interne Intervalle sollten deshalb nicht exakt auf Tag 28 oder Tag 90 geplant werden.

Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Ein belastbarer Prozess benennt mindestens vier Rollen:

Fahrer

• Fahrerkarte korrekt verwenden,
• Karte zum Download bereitstellen,
• Störungen, Verlust oder Beschädigung melden,
• manuelle Nachträge nach Vorgabe durchführen.

Fuhrpark oder Disposition

• Fahrzeuge und Fahrer dem System korrekt zuordnen,
• Downloadfristen überwachen,
• Ausfälle und fehlende Datensätze eskalieren,
• Kartenlaufzeiten und Fahrzeugwechsel berücksichtigen.

Compliance beziehungsweise Personalverantwortliche

• Daten auf Vollständigkeit und Verstöße prüfen,
• notwendige Unterweisungen oder Maßnahmen dokumentieren,
• Zugriffe nach dem Need-to-know-Prinzip festlegen.

IT oder Systembetreuung

• Übertragung, Speicherung und Backup technisch absichern,
• Fehlerprotokolle überwachen,
• Wiederherstellung testen,
• Schnittstellen und Berechtigungen pflegen.

In kleineren Unternehmen können mehrere Rollen bei einer Person liegen. Die Aufgaben müssen trotzdem eindeutig dokumentiert sein.

Manueller Download oder Remote Download?

Kriterium	Manueller Download	Remote Download
Fahrzeug muss erreichbar sein	Ja, regelmäßig	Nicht für jeden Download physisch am Standort
Aufwand bei dezentraler Flotte	Hoch	Meist geringer
Automatische Fristensteuerung	nur mit zusätzlichem Prozess	je nach System möglich
Abhängigkeit von Telematik und Verbindung	gering	vorhanden
Fehlerkontrolle	manuell organisieren	Systemmeldungen möglich, aber weiterhin kontrollieren

Remote Download kann die Übertragung automatisieren, befreit das Unternehmen aber nicht von seiner Verantwortung. Fehlende Dateien, abgelaufene Karten, unterbrochene Verbindungen oder falsch zugeordnete Fahrzeuge müssen erkannt und bearbeitet werden.

Prozess vom Download bis zur Kontrolle

1. Bestand und Zuordnung pflegen

Jedes Fahrzeug, jeder Tachograph und jede Fahrerkarte braucht eine eindeutige Zuordnung. Ein- und Austritte, Mietfahrzeuge und Fahrzeugwechsel müssen zeitnah eingepflegt werden.

2. Interne Fristen mit Puffer setzen

Definieren Sie kürzere Betriebsintervalle als die gesetzlichen Maximalfristen. Das System sollte vor Fristablauf warnen und nicht erst am letzten Tag.

3. Download durchführen und Eingang bestätigen

Eine gestartete Übertragung ist noch kein erfolgreicher Download. Prüfen Sie, ob die erwartete Datei vollständig eingegangen ist und dem richtigen Fahrer beziehungsweise Fahrzeug zugeordnet wurde.

4. Sicherheitskopie erstellen

§ 2 FPersV verlangt unverzügliche Sicherheitskopien der kopierten Daten auf einem gesonderten Datenträger. Backup, Aufbewahrung und Wiederherstellung sollten dokumentiert und regelmäßig getestet werden.

5. Daten fachlich auswerten

Archivierung allein stellt keine Compliance sicher. Unternehmen sollten Verstöße, fehlende Nachträge, Datenlücken und wiederkehrende Bedienfehler erkennen und angemessen bearbeiten.

6. Zugriff und Löschung regeln

Tachographendaten enthalten personenbezogene Informationen. Zugriffe benötigen eine betriebliche Berechtigung, technische Schutzmaßnahmen und ein dokumentiertes Aufbewahrungs- und Löschkonzept. Die Verordnung (EU) Nr. 165/2014 sieht eine Aufbewahrung heruntergeladener Daten von mindestens zwölf Monaten vor; weitere nationale arbeits-, steuer- oder sozialrechtliche Pflichten können längere Zeiträume erfordern und müssen gesondert geprüft werden.

Besonderheit bei Mietfahrzeugen

Bei Mietfahrzeugen im Anwendungsbereich muss der anmietende Unternehmer zu Beginn und Ende des Mietzeitraums durch Verwendung der Unternehmenskarte sicherstellen, dass die relevanten Daten übertragen und bei ihm gespeichert werden. Für kurze oder begründete Ausnahmefälle enthält § 2 FPersV ergänzende Ausdrucks- und Aufbewahrungsregeln.

Dieser Schritt sollte in Fahrzeugübernahme und Rückgabe fest eingebaut werden.

Typische Fehler

• Nur ein Kalendereintrag, aber keine automatische Eskalation.
• Fahrerkarte wird zu spät bereitgestellt.
• Remote Download meldet einen Fehler, ohne dass jemand verantwortlich ist.
• Dateien werden gespeichert, aber nicht auf Vollständigkeit geprüft.
• Backup liegt auf demselben System wie die Originaldatei.
• Ausgeschiedene Fahrer oder zurückgegebene Mietfahrzeuge bleiben unvollständig.
• Daten werden unbegrenzt aufbewahrt, ohne Rechtsgrundlage und Löschkonzept.

Umsetzung mit Wollnikom

Wollnikom verbindet Lösungen für den digitalen Tachographen mit Telematik- und Downloadprozessen. Für die Planung sind Flottengröße, Gerätetypen, Standorte, bestehende Unternehmenskarte, gewünschte Auswertung und IT-Rahmenbedingungen relevant.

Fazit

Die 28- und 90-Tage-Fristen sind die äußeren Grenzen. Ein sicherer Prozess arbeitet mit kürzeren internen Intervallen, bestätigt jeden erfolgreichen Download, erstellt getrennte Backups und prüft die Daten fachlich. Erst das Zusammenspiel aus Technik und klarer Verantwortung macht den Download belastbar.

Quellen und rechtlicher Hinweis

• § 2 FPersV – Digitaler Fahrtenschreiber
• § 4 FPersV – Fahrtenschreiberkarten, Antrag und Erneuerung
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014 – konsolidierte Fassung
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Prüfung des konkreten Einzelfalls. Rechtsstand und Quellen wurden zuletzt am 4. August 2026 geprüft.

Häufige Fragen zum Auslesen von Tachographendaten

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses müssen die Daten zur Speicherung in den Betrieb kopiert werden.

Wie oft muss der Massenspeicher ausgelesen werden?

Spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses.

Reicht eine Kopie auf dem Server?

Nein. Von den kopierten Daten sind unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger zu erstellen.

Ist Remote Download vorgeschrieben?

Nein. Vorgeschrieben sind fristgerechter Download, Bereitstellung und Sicherung. Remote Download ist ein technischer Weg, diese Pflichten effizient zu organisieren.

Müssen die Daten nur gespeichert werden?

Unternehmen müssen sie auch auf Verlangen bereitstellen können. Für einen wirksamen Compliance-Prozess sollten sie zusätzlich Vollständigkeit und mögliche Verstöße prüfen.