Tachographendaten auslesen: Verantwortlichkeiten, Fristen und interner Prozess

In Deutschland müssen Unternehmen die Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage und die Daten aus dem Massenspeicher des Fahrtenschreibers spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung in den Betrieb kopieren. Von allen kopierten Daten sind unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger zu erstellen.

Für diesen wiederkehrenden Prozess braucht der Betrieb feste Zuständigkeiten: Wer überwacht die Fristen, prüft eingegangene Dateien und bearbeitet fehlgeschlagene Downloads? Speicherung, Sicherheitskopien und fachliche Kontrolle müssen ebenfalls zugeordnet sein.

Welche Daten werden ausgelesen?

Fahrerkartendaten

Die Fahrerkarte enthält personenbezogene Fahreraktivitäten. Dazu gehören Lenk-, Ruhe-, Bereitschafts- und sonstige Arbeitszeiten sowie weitere gesetzlich vorgesehene Informationen. Der Fahrer muss dem Unternehmen die Karte für den fristgerechten Download zur Verfügung stellen.

Massenspeicher der Fahrzeugeinheit

Der Massenspeicher enthält Fahrzeug- und Ereignisdaten des Tachographen. Prüfen Sie für den Zugriff das geeignete Downloadverfahren und die erforderliche Autorisierung mit der Unternehmenskarte.

Beide Datenquellen gehören in denselben Prozess. Nur Fahrzeugdaten oder nur Fahrerkartendaten zu sichern, reicht nicht aus.

Die gesetzlichen Downloadfristen

Die gesetzlichen Fristen sind Maximalfristen. Urlaub, Krankheit, Fahrzeugausfall, defekte Karten oder fehlende Mobilfunkverbindung können einen Download verzögern. Interne Intervalle sollten deshalb nicht exakt auf Tag 28 oder Tag 90 geplant werden.

Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Ordnen Sie die Aufgaben den folgenden betrieblichen Rollen zu:

Fahrer

• Fahrerkarte korrekt verwenden,
• Karte zum Download bereitstellen,
• Störungen, Verlust oder Beschädigung melden,
• manuelle Nachträge nach Vorgabe durchführen.

Fuhrpark oder Disposition

• Fahrzeuge und Fahrer dem System korrekt zuordnen,
• Downloadfristen überwachen,
• Ausfälle und fehlende Datensätze eskalieren,
• Kartenlaufzeiten und Fahrzeugwechsel berücksichtigen.

Compliance beziehungsweise Personalverantwortliche

• Daten auf Vollständigkeit und Verstöße prüfen,
• notwendige Unterweisungen oder Maßnahmen dokumentieren,
• Zugriffe auf die für die jeweilige Aufgabe benötigten Daten beschränken.

IT oder Systembetreuung

• Übertragung, Speicherung und Backup technisch absichern,
• Fehlerprotokolle überwachen,
• Wiederherstellung testen,
• Schnittstellen und Berechtigungen pflegen.

In kleineren Unternehmen können mehrere Rollen bei einer Person liegen. Die Aufgaben müssen trotzdem eindeutig dokumentiert sein.

Manueller Download oder Remote Download?

Auch bei automatisierter Übertragung bleibt die Kontrolle Aufgabe des Unternehmens. Fehlende Dateien, abgelaufene Karten, unterbrochene Verbindungen oder falsch zugeordnete Fahrzeuge müssen erkannt und bearbeitet werden. Die Zuständigkeiten gelten unabhängig vom gewählten Downloadverfahren.

Prozess vom Download bis zur Kontrolle

1. Bestand und Zuordnung pflegen

Jedes Fahrzeug, jeder Tachograph und jede Fahrerkarte braucht eine eindeutige Zuordnung. Ein- und Austritte, Mietfahrzeuge und Fahrzeugwechsel müssen zeitnah eingepflegt werden.

2. Interne Fristen mit Puffer setzen

Definieren Sie kürzere Betriebsintervalle als die gesetzlichen Maximalfristen. Planen Sie Erinnerungen und Eskalation vor Fristablauf. Prüfen Sie bei softwaregestützter Überwachung, welche Warnungen das eingesetzte System tatsächlich unterstützt.

3. Download durchführen und Eingang bestätigen

Eine gestartete Übertragung ist noch kein erfolgreicher Download. Prüfen Sie, ob die erwartete Datei vollständig eingegangen ist und dem richtigen Fahrer beziehungsweise Fahrzeug zugeordnet wurde.

4. Sicherheitskopie erstellen

§ 2 FPersV verlangt unverzügliche Sicherheitskopien der kopierten Daten auf einem gesonderten Datenträger. Backup, Aufbewahrung und Wiederherstellung sollten dokumentiert und regelmäßig getestet werden.

5. Daten fachlich auswerten

Archivierung allein stellt keine Compliance sicher. Unternehmen sollten Verstöße, fehlende Nachträge, Datenlücken und wiederkehrende Bedienfehler erkennen und angemessen bearbeiten.

6. Zugriff und Löschung regeln

Tachographendaten enthalten personenbezogene Informationen. Legen Sie fest, wer welche Daten für seine Aufgabe benötigt, wie der Zugriff geschützt wird und welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten. Prüfen Sie die maßgeblichen fahrpersonal-, arbeits-, steuer- und sozialrechtlichen Pflichten für die jeweiligen Daten. Ein erfolgreicher Download allein belegt weder die Einhaltung aller Aufbewahrungspflichten noch den Datenschutz.

Besonderheit bei Mietfahrzeugen

Bei Mietfahrzeugen im Anwendungsbereich muss der anmietende Unternehmer zu Beginn und Ende des Mietzeitraums durch Verwendung der Unternehmenskarte sicherstellen, dass die relevanten Daten übertragen und bei ihm gespeichert werden. Für kurze oder begründete Ausnahmefälle enthält § 2 FPersV ergänzende Ausdrucks- und Aufbewahrungsregeln.

Dieser Schritt sollte in Fahrzeugübernahme und Rückgabe fest eingebaut werden.

Typische Fehler

• Nur ein Kalendereintrag, aber kein geregelter Eskalationsweg.
• Fahrerkarte wird zu spät bereitgestellt.
• Remote Download meldet einen Fehler, ohne dass jemand verantwortlich ist.
• Dateien werden gespeichert, aber nicht auf Vollständigkeit geprüft.
• Backup liegt auf demselben System wie die Originaldatei.
• Daten ausgeschiedener Fahrer oder zurückgegebener Mietfahrzeuge fehlen.
• Daten werden unbegrenzt aufbewahrt, ohne die geltenden Aufbewahrungs- und Löschregeln zu prüfen.

Umsetzung mit Wollnikom

Für eine Anfrage zum digitalen Tachographen und zur Einbindung in Ihren Downloadprozess sollten Flottengröße, Gerätetypen, Standorte, vorhandene Unternehmenskarte, gewünschte Auswertung und IT-Rahmenbedingungen vorliegen. Klären Sie, welche Funktionen und Schnittstellen für den konkreten Bestand unterstützt werden.

Fazit

Die 28- und 90-Tage-Fristen sind die äußeren Grenzen. Planen Sie kürzere interne Intervalle, kontrollieren Sie die erwarteten Dateien und erstellen Sie getrennte Sicherheitskopien. Benennen Sie für jeden Schritt eine verantwortliche Person und eine Vertretung, auch bei automatisierter Übertragung.

Quellen und rechtlicher Hinweis

• § 2 FPersV – Digitaler Fahrtenschreiber
• § 4 FPersV – Fahrtenschreiberkarten, Antrag und Erneuerung
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014 – Fassung vom 19. Mai 2024
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 – Fassung vom 4. Mai 2016

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Prüfung des konkreten Einzelfalls. Die verlinkten EU-Fassungen sind datiert; für die rechtliche Beurteilung sind die jeweils geltenden Fassungen maßgeblich. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte und Löschung müssen für den konkreten Betrieb geprüft werden.

Häufige Fragen zum Auslesen von Tachographendaten

Wie oft muss die Fahrerkarte ausgelesen werden?

Spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses müssen die Daten zur Speicherung in den Betrieb kopiert werden.

Wie oft muss der Massenspeicher ausgelesen werden?

Spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses.

Reicht eine Kopie auf dem Server?

Nein. Von den kopierten Daten sind unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger zu erstellen.

Ist Remote Download vorgeschrieben?

§ 2 FPersV schreibt für den hier beschriebenen Downloadprozess kein Remote-Verfahren vor. Vorgeschrieben sind fristgerechtes Kopieren, Bereitstellung auf Verlangen und Sicherheitskopien.

Müssen die Daten nur gespeichert werden?

Unternehmen müssen sie auch auf Verlangen bereitstellen können. Für einen wirksamen Compliance-Prozess sollten sie zusätzlich Vollständigkeit und mögliche Verstöße prüfen.