Tachograph-Compliance-Checkliste für Fuhrparkleiter: 12 Punkte für den Alltag

Diese Tachograph-Compliance-Checkliste hilft Fuhrparkleitern, laufende Aufgaben zuzuordnen: Prüfstatus, Karten, Downloads, Sicherheitskopien und offene Störungen. Halten Sie zu jedem Punkt fest, wer zuständig ist, wann die Aufgabe fällig wird und wo der Nachweis liegt.

1. Prüfen, welche Fahrzeuge tachographenpflichtig sind

Flotten ändern sich. Neue Transporter, Anhänger, Mietfahrzeuge oder internationale Einsätze können die rechtliche Einordnung verändern. Dokumentieren Sie für jede Fahrzeuggruppe Masse/Kombination, Einsatz, mögliche Ausnahme und benötigte Tachographengeneration.

2. Gerätegeneration und Einsatzprofil abgleichen

Hinterlegen Sie die Gerätegeneration je Fahrzeug und lassen Sie prüfen, ob sie die Anforderungen des geplanten Einsatzes erfüllt. Nehmen Sie Änderungen des Einsatzprofils zum Anlass, diese Zuordnung erneut zu kontrollieren.

3. 24-Monats-Termine zentral überwachen

§ 57b StVZO schreibt mindestens eine Prüfung innerhalb von 24 Monaten seit der letzten Einbau- oder Nachprüfung vor. Speichern Sie letzte Prüfung, nächste Fälligkeit, Prüfstelle und Anlass.

4. Ereignisbasierte Nachprüfungen erkennen

§ 57b StVZO nennt neben dem regulären Intervall weitere Prüfanlässe:

• Reparatur an der Fahrtenschreiberanlage,
• Änderung von Wegdrehzahl oder Wegimpulszahl,
• Änderung des wirksamen Reifenumfangs durch eine andere Reifengröße,
• Ersetzen einer Plombierung nach Artikel 22 der Verordnung (EU) Nr. 165/2014,
• bei digitalen Tachographen Änderung des amtlichen Kennzeichens,
• bei digitalen Tachographen UTC-Abweichung von mehr als 20 Minuten.

5. Fahrerkarten-Laufzeiten verwalten

Ablauf, Verlust, Defekt oder verspätete Erneuerung einer Fahrerkarte kann den Betrieb beeinflussen. Karten gehören in ein Ablaufmanagement mit Vorlauf.

6. Unternehmenskarten und Berechtigungen dokumentieren

Dokumentieren Sie, wer die Unternehmenskarte verwaltet, wo sie aufbewahrt wird, wann sie abläuft und in welche Downloadprozesse sie eingebunden ist.

7. 28-Tage-Frist für Fahrerkartendaten steuern

In Deutschland müssen Daten der Fahrerkarten spätestens 28 Kalendertage nach Aufzeichnung eines Ereignisses zur Speicherung in den Betrieb kopiert werden. Planen Sie interne Downloadtermine mit Vorlauf, damit ein fehlgeschlagener Download rechtzeitig nachgeholt werden kann.

8. 90-Tage-Frist für Fahrzeugdaten steuern

Für den Massenspeicher gilt spätestens 90 Tage nach Aufzeichnung eines Ereignisses.

9. Sicherheitskopien und Wiederherstellung testen

§ 2 FPersV verlangt von den kopierten Daten unverzüglich Sicherheitskopien auf einem gesonderten Datenträger. Zusätzlich sollte geprüft werden, ob ein Backup tatsächlich wiederhergestellt werden kann.

10. Daten nicht nur sammeln, sondern kontrollieren

Prüfen Sie, ob alle erwarteten Fahrer- und Fahrzeugdateien eingegangen sind. Bearbeiten Sie Datenlücken, wiederkehrende Bedienfehler und Störungsereignisse mit einer benannten Zuständigkeit.

11. Fehler und Reparaturen mit Compliance verknüpfen

Erfassen Sie bei einem Tachographenfehler neben dem Werkstattauftrag auch offene Aufzeichnungs- und Prüfaufgaben. Nach einer Reparatur der Fahrtenschreiberanlage ist nach § 57b StVZO unverzüglich eine Nachprüfung erforderlich.

12. Fahrzeugzugänge und -abgänge sauber abschließen

Bei Kauf, Verkauf, Leasingrückgabe und Mietfahrzeugen sollten Daten- und Prüfprozesse aktiv abgeschlossen werden:

• letzter Massenspeicher-Download,
• betroffene Fahrerkarten vollständig,
• Backup erstellt,
• Plattformzuordnung beendet,
• neue Kennzeichen-/Prüfsituation bewertet,
• Dokumentation abgelegt.

Wer sollte welche Aufgabe übernehmen?

Der monatliche Compliance-Check

Prüfen Sie beim Monatscheck beispielsweise folgende offene Aufgaben; die Vorschau von 60 Tagen ist ein interner Planungsvorschlag, keine gesetzliche Frist:

• Fahrzeuge mit Prüfung in den nächsten 60 Tagen,
• Fahrerkarte über internem Downloadziel,
• Fahrzeugdownload über internem Downloadziel,
• offene Tachographenfehler,
• neue Fahrzeuge ohne vollständige Stammdaten,
• auslaufende Karten,
• fehlgeschlagene Backups,
• offene Nachprüfungen nach Reparatur.

Umsetzung mit Wollnikom

Wenn aus der Checkliste technischer Klärungsbedarf entsteht, können Sie über die Seite zum digitalen Tachographen eine Anfrage stellen. Geben Sie die betroffenen Fahrzeuge, den Einsatz und die offene Aufgabe an, damit der benötigte Leistungsumfang geklärt werden kann.

Fazit

Kontrollieren Sie besonders die Übergaben zwischen Fahrer, Disposition, Werkstatt und IT. Halten Sie zu offenen Aufgaben Zuständigkeit, Termin und Abschlussnachweis fest. So bleibt nachvollziehbar, ob ein Download, eine Reparatur oder eine Nachprüfung noch aussteht.

Quellen und rechtlicher Hinweis

• § 2 FPersV
• § 57b StVZO
• Verordnung (EU) Nr. 165/2014
• Wollnikom – Digitaler Tachograph

Die Checkliste bietet allgemeine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Angaben zu Downloadfristen, Sicherheitskopien und Prüfanlässen wurden anhand von § 2 FPersV und § 57b StVZO geprüft. Ob ein Fahrzeug tachographenpflichtig ist und welche Gerätegeneration benötigt wird, ist für den konkreten Einsatz gesondert zu klären.

Häufige Fragen zur Tachographen-Compliance

Wie oft sollte ein Fuhrpark seine Tachographen-Compliance prüfen?

Neben laufenden Fristenkontrollen ist ein regelmäßiger dokumentierter Monatscheck sinnvoll. Die genaue interne Taktung sollte sich an Flottengröße, Einsatz und Risikoprofil orientieren.

Welche zwei Downloadfristen sind besonders wichtig?

In Deutschland gelten als Maximalfristen 28 Kalendertage für Fahrerkartendaten und 90 Tage für Daten aus dem Massenspeicher des Tachographen, jeweils nach Aufzeichnung eines Ereignisses.

Wann ist die nächste Tachographenprüfung fällig?

Regulär mindestens einmal innerhalb von 24 Monaten seit der letzten Einbau- oder Nachprüfung. § 57b StVZO nennt außerdem Prüfanlässe wie Reparaturen, bestimmte technische Änderungen und bei digitalen Geräten Kennzeichenwechsel oder eine UTC-Abweichung von mehr als 20 Minuten.

Reicht es, die Dateien nur zu speichern?

Nein. Ein belastbarer Prozess prüft Vollständigkeit, erstellt die vorgeschriebenen Sicherheitskopien, regelt Zugriffe und bearbeitet Fehler oder Auffälligkeiten.

Wer sollte für Tachographen-Compliance verantwortlich sein?

Es sollte eine eindeutig benannte verantwortliche Funktion geben. Aufgaben können auf Fuhrpark, Disposition, Personal/Compliance und IT verteilt sein, dürfen aber nicht unzugeordnet bleiben.